رسیدن به یک فرصت شغلی خوب یا پذیرش در دانشگاهی مطرح ممکن است به دو کلمه مرتبط باشد: کاور لتر. اما برای فهمیدن اینکه کاور لتر یا همان «معرفی‌نامه» چیست بهتر است با ما همراه باشید. بسیاری از کسانی که به دنبال دریافت پذیرش از دانشگاههای بین‌المللی و یا فرصتهای شغلی در شرکتهای خارجی هستند، در هنگام تهیه مدارک مورد نیاز به مدرکی با عنوان کاور لتر (Cover Letter) یا همان معرفی‌نامه برخورد کرده‌اند.
هدف از این نامه کوتاه چند خطی، که معمولا در کنار رزومه تحصیلی یا کاری فرستاده میشود، ارائه اطلاعات مختصری از متقاضی و یا توضیح درباره محتویات مدارک ارسالی است. بنابراین اگر به دنبال ادامه تحصیلات تکمیلی در یکی از دانشگاههای خارجی هستید، مهم است که شیوه و فرمت نگارش کاورلتر را بدانید. در این مقاله، سعی کرده‌ایم به سوالاتی همچون اینکه کاورلتر چیست و یا اینکه چرا به کاورلتر نیاز دارید، پاسخ دهیم. همچنین سعی کرده‌ایم در ادامه شما را با مراحل نگارش یک کاورلتر استاندارد آشنا کنیم و نکات و موارد کلیدی از بهترین کاورلترها را برایتان گردآوری کنیم.
کاورلتر چیست؟
کاورلتر (Cover Letter) نامه‌ای است که به رزومه تحصیلی یا شغلی شما پیوست شده و برای دانشگاه مقصد یا کارفرمایان ارسال میشود. این مدرک اهمیت بسیار بالایی در میان مدارک ارسالی شما دارد، تا حدی که به طور معمول این نامه پیش از بررسی رزومه شما توسط دانشگاه مخاطب یا کارفرما خوانده میشود. در برخی مواقع نیز که دانشگاه‌ها متقاضیان را ملزم به ارائه انگیزهنامه (SOP) نمیکنند، ارائه یک کاورلتر قوی با توضیحات کاملتر به شدت توصیه میشود. کاورلتر استاندارد معمولا یک صفحه بوده و حداکثر حاوی 300 کلمه است، اما فراموش نکنید که این کلمات محدود باید با دقت و حساسیت بسیار زیاد انتخاب شوند.
دقت داشته باشید که کاورلتر کاربردهای مختلفی دارد و شما برای هر نوع درخواستی باید کاورلتر با ساختار و فرمت مخصوص آن را ارائه دهید. به عبارت دیگر، اطلاعاتی که در کاورلتر گنجانده میشود، کاملا باید با درخواست شما و مقصد ارسالی تطابق داشته باشد. هرچند در این مقاله تمرکز اصلی ما و نکات ارائه شده بر روی کاورلتر مورد نیاز برای اخذ پذیرش تحصیلی یا همان اپلای است. به این دست از کاورلترها معمولا کاورلتر آکادمیک گفته میشود. آگاهی از موارد ذکر شده و اعمال آنها نه تنها به شما کمک خواهد کرد تا الزامات و مدارک موردنیاز برای دانشگاه مورد نظر خود را به طور کامل تهیه کنید، بلکه شانس خود را در گرفتن پذیرش در مقایسه با سایر متقاضیان و رقبا افزایش خواهید داد.
انواع کاورلترها کدامند؟
۱. کاورلتر شغلی
در کاورلتر شغلی شما متن کوتاهی در حدود سه تا چهار پاراگراف خطاب به کارفرما یا شرکت مورد نظر نوشته و در آن علاقه و آمادگی خود را برای همکاری با آن شرکت ابراز میکنید. به این نکته دقت کنید که برخلاف کاورلتر تحصیلی، در کاورلتر شغلی شما باید اطلاعات بیشتری را در مورد خود، تجربیات، مهارت‌ها و دستاوردهای کسب شده در مشاغل قبلی ارائه داده و همچنین به کارفرما توضیح دهید که چرا برای موقعیت شغلی مورد نظر بهترین گزینه هستید. به عبارت دیگر سعی کنید بیشتر از خودتان بگویید و حتی تا حدی از خودتان تعریف کنید.
یکی از اشتباهات رایج در مورد کاورلتر شغلی این است که بسیاری از افراد یک متن یکسان را برای فرصتهای شغلی متفاوت ارسال میکنند بدون اینکه مقتضیان مشاغل گوناگون را در نظر بگیرند. کاورلتر شما باید متناسب با موقعیت و شغل مد نظرتان باشد، بنابراین برای موقعیتهای شغلی خاص باید کاورلترهای جداگانه تهیه کرده و از ارسال یک کاورلتر به چندین شرکت اجتناب کنید.
۲. کاورلتر برای چاپ مقالات علمی و پژوهشی
در هنگام تقاضا برای همکاری و انجام فعالیتهای پژوهشی با موسسات تحقیقاتی یا چاپ مقالات در نشریات علمی معتبر و یا همایش‌ها، مرسوم است که نویسنده مقاله یا پژوهشگر کاورلتر ارسال کند. مخاطب این نامه معمولا مسئول یا سردبیر نشریات، همایش‌ها یا موسسه مورد نظر است و شما در آن بیشتر در مورد سوابق علمی و پژوهشی خود صحبت میکنید. همچنین اطلاعاتی را در مورد پژوهش مربوطه به اختصار بیان میکنید.
۳. کاورلتر برای پذیرش تحصیلی
یکی دیگر از انواع کاورلترها و در واقع آخرین و مهم‌ترین آنها، همان کاورلتر تحصیلی است که دانشجویان و متقاضیان در طول فرایند اپلای با آن روبه‌رو می‌شوند. شما در این نامه معمولا مختصری به معرفی خود پرداخته و سپس به قصد و علاقه خود برای اخذ پذیرش دانشگاه مورد نظر اشاره میکنید. در واقع در اینجا باید سعی کنید بیشتر به آنچه دانشگاه از شما می‌خواهد و آنچه دوست دارد از شما بشنود، توجه کرده و در متن خود به آن بپردازید.
فرمت و ساختار یک کاورلتر تحصیلی استاندارد چطور است؟
در ادامه این مطلب قصد داریم تا مراحل نگارش یک کاورلتر اصولی و همچنین راهکارهایی برای نگارش آن در اختیار شما قرار دهیم. برای نگارش یک کاورلتر انگلیسی تاثیرگذار و حرفه‌ای، مراحل و گام‌هایی وجود دارند که می‌توانند به شما در قالب‌بندی صحیح و اصولی آن کمک کنند. این مراحل به ترتیب در ادامه آورده شده است:
۱. نامه را باید با اطلاعات تماس خود شروع کنید
همانطور که در ابتدای رزومه معمولا اطلاعات تماس خود را می‌نویسید، معمولا در بالای کاورلتر نیز باید ابتدا جزییات تماس (نام، آدرس، شماره تلفن و ایمیل) خود را وارد کنید. درج این اطلاعات در بالای نامه باعث سهولت کار کمیته پذیرش نیز خواهد شد. ترتیب وارد کردن اطلاعات شخصی به شما بستگی دارد، اما در بیشتر موارد ترتیب آنها به این صورت است که در خط اول نام و نام خانوادگی خود، در خط بعدی آدرس کامل محل سکونت، در خط سوم نام شهر، کشور و کد پستی و در پایان نیز شماره همراه و آدرس ایمیل آورده شود. به عنوان نمونه:
۲. تاریخ ارسال را درج کنید
در زیر اطلاعات تماس خود، تاریخی را درج کنید که قصد دارید در آن روز کاورلتر خود را ارسال کنید. تاریخ کامل که شامل روز، ماه و سال میشود را به فرمت زیر میتوانید درج کنید:
November 20, 2020
۳. اطلاعات مخاطب نامه را بنویسید
در خط بعد و پایین‌تر از تاریخ، باید نام و نام خانودگی رئیس دانشکده یا رئیس بخش پذیرش دانشکده یا دپارتمان مورد نظر را درج کنید. در ادامه نیز باید اسم دانشکده و آدرس کامل آن را بیاورید. به عنوان نمونه:
4. نامه خود را با ادای احترام به مخاطب (Salutation) شروع کنید
کاورلتر را با سلام و تعارفات رسمی اولیه آغاز کنید. برای این کار، از عبارت Dear Mr. و یا عبارت .Dear Ms قبل از اسم فرد مورد نظر استفاده کرده و بعد از آن یک کاما بیاورید. به طور معمول میتوانید عبارات زیر را در خط اول نامه ذکر کنید:
Dear [Mr. or Ms.] [last name of the head of admissions],
Example:
Dear Ms. Harvey,
5. یک مقدمه قوی داشته باشید
مقدمه و پاراگراف اول بدنه نامه خود را باید طوری شروع کنید که خواننده و مخاطب شما نتواند از خواندن آن دست بکشد. متن را با معرفی خود و اینکه چرا میخواهید در رشته و پوزیشن تحصیلی مورد نظر ادامه تحصیل بدهید، شروع کنید. حتما در ابتدای نامه خود به صورت مشخص به پوزیشن تحصیلی و رشته‌ای که قصد اپلای دارید اشاره کنید و در ادامه از علاقه و اشتیاق خود برای ادامه تحصیل در آن رشته و دلایل اینکه کاندیدای مناسبی برای دانشکده یا دپارتمان مورد نظر هستید، صحبت کنید.
6. دلیل خود برای انتخاب آن دانشگاه را عنوان کنید
بعد از مقدمه، در پاراگراف بعدی از اهداف تحصیلی یا شغلی بگویید و اینکه آن دانشگاه چطور میتواند در رساندن شما به آن اهداف کمک کند. به این موضوع اشاره کنید که چرا تصور میکنید حضور و ادامه تحصیل در آن دانشگاه میتواند موجب پیشرفت در شغل انتخابی شما شده و بهترین مسیر را برای آینده شغلی شما ایجاد کند و همچنین برای پیشرفت دانشگاه هم مفید باشد. در ادامه هم بر روی نقاط و ویژگیهای مثبت دوره تحصیلی آن دانشکده در مقایسه با سایر دانشگاه‌ها تاکید کنید ولی در این مورد زیاد اغراق نکنید.
7. یک نتیجه‌گیری (Conclusion)برای کاورلتر داشته باشید
نامه خود را با یک نتیجه‌گیری قوی اما کوتاه به پایان برسانید. در پاراگرف سوم و آخر نامه خود کمیته پذیرش دانشگاه را به سایر مدارک ارسالی از جمله رزومه‌تان ارجاع دهید. در ادامه، به آنها اطمینان خاطر دهید که در صورت وجود هر گونه سوال یا توضیحات اضافی درباره مدارک در دسترس بوده و اینکه مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ از سوی آنها هستید. در پایان نیز با عبارت رسمی و محترمانه از مخاطب و یا کمیته پذیرش برای زمانی که به منظور بررسی درخواست شما صرف کرده‌اند، تشکر و قدردانی کنید.
8. قسمت (Sign off) یا همان تشکر را فراموش نکنید
در انتهای نامه خود از عباراتی که معمولا برای بخش sign off یا همان جملات پایانی نامه‌های رسمی انگلیسی به کار می‌روند همچون ” Sincerely “، ” Faithfully yours”، “Regards “، ” Respectfully ” و … استفاده کنید و در زیر آن نیز نام و نام خانوادگی خود را درج کنید.
Sincerely,
[Your first name] [your last name]
Example:
Sincerely,
Kennedy Rowan
باید و نبایدها در نگارش کاورلتر آکادمیک چه هستند؟
در نگارش کاورلتر نکات ریز اما مهمی وجود دارد، که عدم توجه به آنها میتواند تاثیر منفی زیادی روی اخذ پذیرش شما داشته باشد. بنابراین، پیش از ارسال کاورلتر به همراه سایر مدارک مورد نیاز برای اپلای، سعی کنید نکاتی را که در ادامه آورده‌ایم، برای بهبود نامه خود به کار بگیرید:
- به هیچ وجه اطلاعاتی را که در روزمه آورده‌اید، در کاورلتر دوباره تکرار نکنید.
- لحن رسمی و آکادمیک را در نگارش رعایت کنید.
- قبل از نوشتن نامه در مورد دانشگاه و رشته تحصیلی ارائه شده از سوی دانشگاه تحقیق کرده و اطلاعات کافی کسب کنید. شما میتوانید اطلاعات کامل و توضیحات مربوط به پوزیشن تحصیلی را از وبسایت دانشگاه مقصد به‌دست بیاورید.
- کاورلتر را مفید و مختصر بنویسید. در بیشتر موارد، کاورلتر باید در یک صفحه نگارش شده و حاوی حداکثر 300 کلمه باشد. برای نگارش نیز از فونت‌های معمول، خوانا و در اندازه 10-12 انگلیسی استفاده کنید.
- اگر برای چند دانشگاه اپلای میکنید، برای هر پوزیشن و دانشگاه یک کاورلتر مخصوص و متناسب با دانشگاه مقصد بنویسید.
- از پرداختن به جزییات در کاورلتر اجتناب کنید. شما میتوانید جزییات مورد نظر را در رزومه تحصیلی خود بیاورید.
- به هیچ وجه از قالب یا کاورلترهای آماده موجود در اینترنت در نامه خود استفاده نکنید.
- پس از نگارش کاورلتر، از فرد دیگری بخواهید تا نامه را مطالعه کرده و در صورت نیاز ویرایش کند.
- سعی کنید نامه شما عاری از هرگونه اشتباه املایی، دستوری یا نگارشی باشد. چرا که وجود چنین ایراداتی آن هم در یک متن کوتاه نه تنها ضعف شما را در زبان انگلیسی نشان می‌دهد، بلکه میتواند تاثیری منفی زیادی در ذهنیت اولیه مخاطب نسبت به شما ایجاد کند.
- نامه شما باید شکل و شمایل رسمی داشته باشد. بنابراین از به کاربردن بک‌گراند رنگی، فونت‌های غیررسمی و طراحی در نامه خود خودداری کنید.
- هیچگاه کاورلتر خود را بدون بازبینی دوباره ارسال نکنید، حتما پیش از ارسال متن را به لحاظ درستی اطلاعات، آدرسها و اسامی مجددا بررسی کنید.
نمونه کاورلتر
برای اینکه به طور کامل با کاورلتر آشنا شوید، نمونه‌ای از آن را برایتان آورده‌ایم:
سوالات متداول
هدف از ارائه کاورلتر چیست؟
هدف تمامی نامهها و مدارک ارسالی (کاورلتر، رزومه تحصیلی، رزومه شغلی CV، انگیزهنامه و …) از سوی شما به عنوان متقاضی یک پوزیشن تحصیلی این است که دانشگاه مقصد بهتر و بیشتر با شما آشنا شده و در عین حال بتوانید آنها را متقاعد کنید که شما بهترین گزینه برای اخذ پذیرش هستید. کاورلتر در این میان در واقع نوعی مقدمه برای درخواست پذیرش شما نیز محسوب میشود. شما در این نامه باید به ارائه پیشینه مختصری از خود و دلایلتان برای حضور و تحصیل در رشته و دانشگاه مورد نظر خود بپردازید. برخلاف انگیزهنامه (SOP) نیازی نیست که شما در کاورلتر به سوالات مشخصی پاسخ بدهید.
لحن شما در نگارش کاورلتر باید چگونه باشد؟
لحن شما در کاورلتر باید به گونهای باشد که کمیته پذیرش و یا استاد را به خواندن رزومه شما تشویق و ترغیب کند. برای رسیدن به این هدف، سعی کنید که خودتان باشید ولی در عین حال لحن رسمی را در نگارش کاورلتر حفظ کنید. توجه داشته باشید که لحنتان متناسب با جایی باشد که میخواهید برای آن درخواست بفرستید.
